Ochrana osobných údajov – Construction & Fit-out
V prípade, že poskytujete vaše osobné údaje, my ako prevádzkovateľ Stanica Nivy s. r. o., Mlynské nivy 5, 821 09 Bratislava, zapísaná v obch. registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 117447/B, IČO: 50 861 930 (ďalej len „HB Reavis“ alebo „my“), by sme Vás chceli informovať ohľadne spracúvania údajov a o Vašich právach súvisiacich s týmto spracúvaním.
HB Reavis je súčasťou medzinárodnej skupiny HB Reavis Group, ktorá pozostáva zo všetkých entít konsolidovaných v rámci HB Reavis Holding S.A., ktoré majú centrálu v Luxembursku (ďalej len „HB Reavis Group“), na základe čoho sa v tomto Vyhlásení o spracúvaní osobných údajov odkazuje na HB Reavis Group.
Je dôležité, aby ste si toto oznámenie prečítali a uschovali, spolu s akýmkoľvek iným oznámením o ochrane osobných údajov, ktoré vám môžeme poskytnúť pri konkrétnych príležitostiach, keď zhromažďujeme alebo spracúvame vaše osobné údaje, aby ste si boli vedomí toho, ako a prečo tieto údaje používame a aké sú vaše práva podľa legislatívy o ochrane údajov.
Ak sa nachádzate na našom stavenisku alebo v budove, v ich bezprostrednej blízkosti (ako návštevník, zamestnanec, dodávateľ alebo subdodávateľ alebo ich zamestnanci alebo z akéhokoľvek iného dôvodu) alebo navštevujete webové stránky alebo sociálne médiá súvisiace s našou budovou, Vaše osobné údaje môžu byť spracované na nasledujúce účely:
1. Zaistenie bezpečnosti návštevníkov a dodávateľov pracujúcich na stavenisku, ako aj ochrany staveniska a majetku.
2. Administrácia stavebného denníka.
3. Administrácia označenia staveniska.
4. Administrácia kontrolných dní.
5. Administrácia potrieb nájomcov pre fit-out projekt.
6. Evidencia návštevníkov stavby.
7. Administrácia telefónneho zoznamu dodávateľov.
8. Administrácia návrhov od dodávateľov.
9. Odovzdanie fit-out projektu.
10. Manažment bezpečnosti a ochrany zdravia na staveniskách.
11. Vydávanie vstupných kartičiek.
1. Zaistenie bezpečnosti návštevníkov a dodávateľov pracujúcich na stavenisku a majetku
Aký je náš účel a oprávnený záujem na spracúvaní Vašich osobných údajov?
Ochrana našich budov a bezpečnosť osôb vstupujúcich na stavenisko sú kľúčovými prvkami a prioritou číslo jeden pri výkone našich obchodných činností. Aby sme boli schopní zabezpečiť primeranú úroveň ochrany a bezpečnosti, nainštalovali sme systém video monitorovania (CCTV). Pri vstupe na stavenisko Vás môže zaznamenať CCTV. Ak vstúpite na stavenisko, budeme spracúvať Vaše osobné údaje za účelom vytvorenia Vášho vizuálneho obrazu pomocou nainštalovaného kamerového systému CCTV, ktorý zaznamenáva priestor staveniska a časť priestoru mimo staveniska.
Aký je náš právny základ pre spracúvanie Vašich osobných údajov?
Vaše osobné údaje spracúvame na základe oprávnených záujmov podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR na ochranu našich práv a záujmov a na zaistenie bezpečnosti na našich staveniskách.
Aké druhy osobných údajov spracúvame?
Vaše vizuálne vyobrazenie.
Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje zachytené kamerami umiestnenými na stavenisku uchovávame po dobu 15 dní.
2. Administrácia stavebného denníka
Aký je náš účel a oprávnený záujem na spracúvaní Vašich osobných údajov?
Každá stavba má svoju vlastnú administratívu, ktorá pozostáva z niekoľkých dôležitých dokumentov vrátane stavebného denníka. Stavebný denník tiež obsahuje osobné údaje osôb zodpovedných za rôzne fázy výstavby, pracovníkov a iných relevantných osôb.
Aký je náš právny základ pre spracúvanie Vašich osobných údajov?
Vaše osobné údaje spracúvame na základe oprávnených záujmov podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Aké druhy osobných údajov spracúvame?
Meno, priezvisko, telefónne číslo a e-mail.
Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje uchovávame, pokiaľ sú jednotlivé informácie relevantné alebo do dokončenia budovy, podľa toho, čo nastane skôr.
3. Administrácia nástenky staveniska
Aký je náš účel a oprávnený záujem na spracúvaní Vašich osobných údajov?
Na takmer každom stavenisku sa nachádza nástenka s rôznymi informáciami týkajúcimi sa priebehu výstavby. V niektorých prípadoch môžu byť na nástenke zobrazené osobné údaje, napr. kontaktné údaje osoby zodpovednej za fázu výstavby alebo iné veci relevantné pre výstavbu.
Aký je náš právny základ pre spracúvanie Vašich osobných údajov?
Vaše osobné údaje spracúvame na základe oprávnených záujmov podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Aké druhy osobných údajov spracúvame?
Meno, priezvisko, telefónne číslo a e-mail.
Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?
Hneď ako Vaše osobné údaje už nebudeme potrebovať na účely spracúvania, na ktoré boli osobné údaje zhromaždené, vymažeme ich, pokiaľ sa neuplatňuje premlčacia lehota.
4. Administrácia kontrolných dní
Aký je náš účel a oprávnený záujem na spracúvaní Vašich osobných údajov?
Na väčšine našich stavieb organizujeme pravidelné kontrolné dni, ktoré slúžia na mnohé účely vrátane marketingu, bezpečnosti, administratívy a iných. Osoby zúčastňujúce sa týchto kontrolných dní sú väčšinou novinári, politici, štátni alebo miestni kontrolóri, široká verejnosť a interní zainteresovaní. Z každého kontrolného dňa sa vytvára správa z kontrolného dňa, ktorá obsahuje osobné údaje zúčastnených osôb.
Aký je náš právny základ pre spracúvanie Vašich osobných údajov?
Vaše osobné údaje spracúvame na základe oprávnených záujmov podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Aké druhy osobných údajov spracúvame?
Meno, priezvisko, telefónne číslo a e-mail.
Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?
Hneď ako Vaše osobné údaje už nebudeme potrebovať na účely spracúvania, na ktoré boli osobné údaje zhromaždené, vymažeme ich, pokiaľ sa neuplatňuje premlčacia lehota.
5. Administrácia potrieb nájomcov pre fit-out projekt
Aký je náš účel a oprávnený záujem na spracúvaní Vašich osobných údajov?
Proces administrácie potrieb nájomcu pre fit-out projekt je v podstate podrobný postup zhromažďovania požiadaviek, dokumentácie, validácie a integrácie do konečného návrhu a zmluvy. Zabezpečuje, že dokončený priestor spĺňa funkčné, estetické a finančné ciele nájomcu. Táto kritická fáza sa často nazýva proces briefingu a predchádza hlavným fázam návrhu a výstavby.
Aký je náš právny základ pre spracúvanie Vašich osobných údajov?
Vaše osobné údaje spracúvame na základe oprávnených záujmov podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Aké druhy osobných údajov spracúvame?
Meno, priezvisko, spoločnosť.
Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?
Hneď ako Vaše osobné údaje už nebudeme potrebovať na účely spracúvania, na ktoré boli osobné údaje zhromaždené, vymažeme ich, pokiaľ sa neuplatňuje premlčacia lehota.
6. Evidencia návštevníkov stavby
Aký je náš účel a oprávnený záujem na spracúvaní Vašich osobných údajov?
Na naše stavenisko prichádza denne mnoho návštevníkov. Každý návštevník musí byť zaevidovaný, aby sme mohli zaistiť bezpečnosť na našom stavenisku a tak chrániť ľudí a majetok.
Aký je náš právny základ pre spracúvanie Vašich osobných údajov?
Vaše osobné údaje spracúvame na základe oprávnených záujmov podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Aké druhy osobných údajov spracúvame?
Meno, priezvisko, telefónne číslo a e-mail.
Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?
Hneď ako Vaše osobné údaje už nebudeme potrebovať na účely spracúvania, na ktoré boli osobné údaje zhromaždené, vymažeme ich, pokiaľ sa neuplatňuje premlčacia lehota.
7. Administrácia telefónneho zoznamu dodávateľov
Aký je náš účel a oprávnený záujem na spracúvaní Vašich osobných údajov?
Keďže na našom stavenisku pracuje množstvo dodávateľov, potrebujeme udržiavať kontaktné údaje na zabezpečenie efektívnej komunikácie. Na tento účel sme vytvorili telefónny zoznam s kontaktnými údajmi všetkých dodávateľov, ktorí pracovali na ktorejkoľvek z našich predchádzajúcich stavieb/fit-out alebo ktorí pracujú na niektorej z našich súčasných stavieb/fit-out.
Aký je náš právny základ pre spracúvanie Vašich osobných údajov?
Vaše osobné údaje spracúvame na základe oprávnených záujmov podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Aké druhy osobných údajov spracúvame?
Meno, priezvisko, telefónne číslo, e-mail a kontaktné údaje dodávateľa.
Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje uchovávame, kým sa neodhlásite z našej databázy / alebo kým je kontakt pre nás relevantný.
8. Administrácia návrhov od dodávateľov
Aký je náš účel a oprávnený záujem na spracúvaní Vašich osobných údajov?
Proces administrácie návrhov od dodávateľov je kritická, štruktúrovaná fáza v rámci cyklu obstarávania a je neoddeliteľnou súčasťou každého fit-out alebo stavebného projektu. Jeho hlavnou funkciou je riadenie všetkých aspektov od okamihu obdržania návrhov od dodávateľov (často v reakcii na RFP, RFQ alebo RFT) až do výberu preferovaného dodávateľa a začatia rokovaní. Tento proces zabezpečuje spravodlivosť, transparentnosť, objektívne hodnotenie a výber dodávateľov zvyčajne zahŕňajúce nasledujúce kľúčové kroky: (i) zasielanie žiadostí o predloženie návrhov potenciálnym dodávateľom; (ii) prijímanie návrhov od potenciálnych dodávateľov; (iii) porovnávanie návrhov; (iv) výber dodávateľov.
Aký je náš právny základ pre spracúvanie Vašich osobných údajov?
Vaše osobné údaje spracúvame na základe oprávnených záujmov podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR na zabezpečenie procesu obstarávania.
Aké druhy osobných údajov spracúvame?
Meno a priezvisko, e-mail, telefónne číslo, spoločnosť.
Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje uchovávame 3 roky od 1. januára nasledujúceho po roku, za ktorý boli záznamy uchovávané.
9. Odovzdanie fit-out projektu
Aký je náš účel a oprávnený záujem na spracúvaní Vašich osobných údajov?
Proces odovzdania fit-out projektu je záverečná, kľúčová fáza, ktorá formálne prevádza dokončený priestor z HB Reavis na nájomcu. Je to vysoko štruktúrovaný postup navrhnutý tak, aby sa zabezpečilo splnenie všetkých zmluvných a regulačných záväzkov a aby bol nájomca plne vybavený na prevádzku a údržbu nového priestoru. Proces sa zvyčajne delí na tri hlavné fázy: (i) Odovzdanie fit-out projektu nájomcovi; (ii) Vytvorenie protokolu o odovzdaní; (iii) Podpísanie a archivácia protokolu o odovzdaní.
Aký je náš právny základ pre spracúvanie Vašich osobných údajov?
Vaše osobné údaje spracúvame na základe oprávnených záujmov podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR na ochranu našich práv a záujmov.
Aké druhy osobných údajov spracúvame?
Meno a priezvisko, spoločnosť, pracovná pozícia.
Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje uchovávame 5 rokov po ukončení zmluvy.
10. Manažment bezpečnosti a ochrany zdravia na staveniskách/pri fit-out prácach
Aký je náš účel a oprávnený záujem na spracúvaní Vašich osobných údajov?
Školenie osôb s prístupom na stavenisko v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia. Evidencia všetkých osôb s prístupom na stavenisko a o ich školení bezpečnosti a ochrany zdravia. Vytvorenie dennej správy s evidenciou všetkých stavebných robotníkov na účely bezpečnosti a ochrany zdravia. Dokumentácia porušenia bezpečnosti a ochrany zdravia a nehôd. Vytváranie záznamov o udalostiach, ktoré viedli k zraneniam alebo škodám na majetku počas výstavby. Identifikácia poškodenej osoby. Hlásenie tejto udalosti zodpovedným oddeleniam a poisťovniam.
Aký je náš právny základ pre spracúvanie Vašich osobných údajov?
Vaše osobné údaje spracúvame na základe oprávnených záujmov podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR na ochranu našich práv a záujmov a podľa článku 6 ods. 1 písm. c), spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorej podlieha HB Reavis.
Aké druhy osobných údajov spracúvame?
Meno a priezvisko, dátum narodenia, fotografia, pracovné povolenie, stavebná kvalifikácia.
Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje uchovávame 5 rokov od posledného zápisu do dokumentu.
11. Vydávanie vstupných kartičiek
Popis nášho účelu a oprávnených záujmov:
Aby sme vám umožnili vstup do priestorov, kde sa majú vykonávať fit-out práce, vydáme vám vstupnú kartičku, ktorá vám umožní vstup do vyhradených priestorov budovy.
Aký je náš právny základ a oprávnený záujem pre spracúvanie vašich osobných údajov?
V prípade vydávania kartičiek spracúvame vaše osobné údaje na základe oprávneného záujmu v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Aké osobné údaje spracúvame?
Meno, priezvisko, názov vášho zamestnávateľa/spoločnosti, číslo vstupnej karty.
Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Počas trvania vášho zmluvného vzťahu s naším dodávateľom fit-out prác, poprípade trvania fit-out prác, ktorá skutočnosť nastane skôr.
Všeobecné ustanovenia
Hneď ako Vaše osobné údaje už nebudeme potrebovať na účely, na ktoré sme ich spracúvali, vymažeme ich alebo ich archivujeme počas doby stanovenej zákonom alebo archivačným plánom.
S kým zdieľame Vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje môžeme zdieľať aj so spoločnosťami v rámci HB Reavis Group.
Môžeme byť tiež povinní sprístupniť Vaše osobné údaje štátnym orgánom a orgánom verejnej moci (súdy a orgány činné v trestnom konaní, t. j. polícia a prokuratúra) a to len v nevyhnutnom rozsahu, ako to vyžaduje platné a účinné právo na uplatnenie ich právomocí.
Na základe niekoľkých dohôd s tretími stranami, ktoré konajú ako naši sprostredkovatelia alebo nezávislí prevádzkovatelia, môžeme poskytnúť Vaše osobné údaje týmto spoločnostiam, v rozsahu potrebnom na zabezpečenie poskytovania služieb špecifikovaných pre jednotlivé spoločnosti. Okrem týchto spoločností využívame nasledujúce kategórie sprostredkovateľov: dátové centrá, hosting – marketingové nástroje – nástroje na analýzu a sledovanie – nástroje na riadenie obchodných operácií – nástroje na správu úloh a komunikáciu.
Od koho získavame osobné údaje?
Osobné údaje získavame od Vás, Vášho zamestnávateľa alebo tretej strany.
Používame automatizované individuálne rozhodovanie?
Nie, nepoužívame automatizované individuálne rozhodovanie.
Prenášame Vaše osobné údaje do tretích krajín?
Vaše osobné údaje sa spracúvajú na území Slovenska a iných štátov Európskej únie. Vaše osobné údaje môžu byť spracúvané krajinou mimo Európskej únie, ak táto tretia krajina bola Európskou komisiou potvrdená ako krajina s primeranou úrovňou ochrany údajov alebo ak existujú iné primerané záruky ochrany údajov (napríklad záväzné firemné pravidlá ochrany osobných údajov alebo štandardné doložky EÚ o ochrane údajov).
Aké sú Vaše práva?
Vaše práva ako dotknutej osoby sú uvedené nižšie. Upozorňujeme, že presné podmienky na uplatnenie týchto práv sú podrobne uvedené v kapitole III GDPR, pričom za určitých okolností nemusia byť všetky práva uplatniteľné.
Máte nasledujúce práva:
- Prístup k osobným údajom, ktoré o Vás spracúvame
- Oprava nesprávnych alebo nepresných osobných údajov a doplnenie neúplných osobných údajov
- Obmedzenie, t. j. blokovanie spracúvania Vašich osobných údajov
- Vymazanie osobných údajov v prípade neexistencie účelu alebo neoprávneného spracúvania údajov
- Podanie námietky proti spracúvaniu osobných údajov, ak sa domnievate, že naše spracúvanie údajov nie je opodstatnené
- Byť vylúčený z automatizovaného rozhodovania
- Výpis osobných údajov v štruktúrovanom a strojovo čitateľnom formáte alebo pre iného prevádzkovateľa
- Odvolanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov
- Podať sťažnosť dozornému orgánu
Ako môžete uplatniť svoje práva?
Elektronicky: dataprivacy@hbreavis.com
Písomne na adresu: Stanica Nivy s.r.o., k rukám: právneho oddelenia, Mlynské nivy 5, 821 09 Bratislava, Slovenská republika alebo HB Reavis Group a.s., k rukám: oddelenia compliance, Mlynské nivy 5, 821 09 Bratislava, Slovenská republika.
Snažíme sa chrániť Vaše súkromie čo najviac a preto spracúvame Vaše osobné údaje v súlade s GDPR a všetkými ostatnými príslušnými právnymi predpismi. Ak však nesúhlasíte so spôsobom spracúvania Vašich osobných údajov, tak si môžete uplatniť Vaše práva u našej zodpovednej osoby na adrese:HB Reavis Group a. s., k rukám DPO, Mlynské nivy 5, 821 09 Bratislava, Slovenská republika, email: dataprivacy@hbreavis.com.
Alebo môžete podať sťažnosť na dozorný orgán týkajúcu sa spracúvania Vašich osobných údajov. Váš miestny dozorný orgán nájdete na adrese: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm .